MESYUARAT YANG BERKUALITI

Bicara Penasihat pada kali ini, ingin menyentuh perihal mesyuarat PERPPIS yang telah berlangsung pada 24 Januari 2010 jam 2.15 petang. Terdapat beberapa perkara yang perlu diketahui oleh semua ajk PERPPIS apabila menghadiri dan mengendalikan mesyuarat supaya mesyuarat berkenaan ada kualiti dan dapatmenghasilkan natijah yang positif kepada persatuan dan juga pembinaan peribadi petugas PERPPIS.

Pertamanya, cikgu ucapkan tahniah atas kehadiran para AJK yang melebihi korum untuk bermesyuarat dan semua AJK dapat hadir awal sebelum mesyuarat bermula. Tahniah sekali lagi, dan sikap ini diharap dapat dikekalkan setiap kali menghadiri mesyuarat. Selain itu, idea dan pandangan beberapa AJK semasa bermesyuarat amat baik dan memperlihatkan kematangan dan ada wawasan untuk memikul amanah sebagai aktivis Islam yang cemerlang. Tahniah atas keberanian anda dalam hal ini.

Terdapat beberapa kelemahan yang cikgu rasa perlu para AJK PERPPIS ketahui dan dapat dibaiki apabila mengendalikan mesyuarat yang akan datang.

1. Mesyuarat berlangsung terlalu lama menghampiri 2 jam. Lazimkan bermesyuarat dalam tempoh 1 jam 30 minit sahaja.

2. Agenda mesyuarat terlalu banyak.

3. Setiap agenda mengambil masa terlalu panjang sehingga meleret-meleret bercakap hal yang tidak penting.

4. Tidak semua AJK yang memberi pandangan. Masih ada yang menjadi pendengar setia sahaja.

5. Aktiviti yang ingin dibincangkan tidak disediakan maklumat asas. Semasa mesyuarat baru hendak difikirkan perkara-perkara asas dan teknikal.

6. Terdapat AJK yang hadir mesyuarat dalam keadaan yang tidak bersedia. Datang dengan otak kosong.

Berikut ,cikgu gariskan beberapa perkara yang perlu diberi perhatian dan diambil tindakan bagi memastikan mesyuarat yang akan datang lebih berkualiti dan bermakna.

1. Surat panggilan mesyuarat mesti dikeluarkan sekurang-kurang dalam tempoh 7 hari sebelum mesyuarat bermula.

2. Agenda mesyuarat mesti ditetapkan seperti berikut;

a.Ucapan Pengerusi mesyuarat. (3 minit)

b.Pengesahan minit mesyuarat yang lalu. (2 minit)

c.Perkara berbangkit (5 minit)

d.Laporan Kewangan (10 minit)

e.Laporan aktiviti lalu (jika ada) (10 minit)

f.Aktiviti semasa (agenda utama) (40 minit)

g.Hal-hal lain. (15 minit)

h.Penutup (5 minit)

3. Semua AJK mesti membuat persediaan sebelum datang mesyuarat, terutama yang ada tugas yang ingin dibentangkan kepada ahli mesyuarat.

4. Mulakan mesyuarat dengan doa selepas bacaan surah al fatihah. Buat penggiliran tugas untuk memimpin doa berkenaan.

5. Pegerusi mesyuarat hendaklah dilakukan secara bergilir antara EXCO PERPPIS.

6. Selepas 7 hari daripada tarikh mesyuarat, minit mesyuarat mesti dipaparkan pada papan kenyataan PERPPIS dan satu salinan dalam fail.

7. Perkara dasar dan yang penting perlu dimaklumkan kepada Penasihat Am dengan kadar segera.

8. Semua EXCO PERPPIS dan HEPI PERPPIS mesti mengadakan mesyuarat EXCO sebelum 7 hari mesyuarat jawatankuasa bermula.

Cikgu, mengharapkan perkara di atas diambil perhatian dan tindakan oleh semua AJK PERPPIS. Mudah-mudahan mesyuarat yang anda jalani akan lebih bermakna dan berkesan. Yang utama laksanakan kerja yang telah diputuskan dalam mesyuarat. Mesyuarat tidak ada maknanya jika gerak kerja tidak berlaku selepas mesyuarat berakhir.Jika itu yang berlaku, anda sekalian dianggap sebagai orang yang sentiasa beretorik semata-mata. Fikirkan hal ini, mudah-mudahan mesyuarat PERPPIS akan menjadi medan ilmu,informasi serta mendapat reda Ilahi.

Sekian, wassalam.

11 malam (24 Januari 2010/10 Safar 1431)